Как управлять виртуальными юридическими командами: передовая практика

Три эксперта излагают свое видение передовой практики, проблем и мотивации виртуальных команд в юриспруденции. 

Облик юридических услуг меняется, равно как и пути предоставления юристами правовой помощи. Модели виртуальных юридических фирм возникают как способ более эффективного обслуживания клиентов, но также и как вариант разрешения проблемных моментов, с которыми сталкиваются юристы, ведущие традиционную практику: неудовлетворённость работой, снижение эффективности и дисбаланс между работой и жизнью.

Виртуальные юристы имеют гибкий подход в том где, как и когда они работают. Это означает выгоду для юридических фирм: виртуальная работа может как уменьшить традиционные внереализационные расходы, так и позволить компаниям привлекать большее число профессиональных работников, поскольку географические барьеры снимаются и предлагается большая свобода действий. 

Рост виртуальной и удалённой работы

Согласно отчёту Upwork Фриланс в Америке, 25 процентов рабочей силы в США в 2019 составляют фрилансеры. Среди фрилансеров, которые считают, что рынок изменился за последние три года, 77 процентов сказали, что технологии облегчили поиск фриланс-работы, а 46 процентов заявили о невозможности работать из-за личных обстоятельств вне свободного графика фриланса. Отчёт также показывает, что молодое поколение более склонно к фрилансу, 53 процента Gen Z (родившиеся приблизительно с 1997 по 2012) уже фрилансят в 2019 году.

По сведениям Общества по вопросам управления людскими ресурсами, “Популярность удалённой работы продолжает расти в качестве преимущества для сотрудников. Наибольший рост в 2019 году был в удалённой работе на полставки, которая теперь предлагается 40 процентами организаций. … Частичная уделённая работа теперь предоставляется значительным большинством компаний (69 процентов в 2019 году), а полный рабочий день на постоянной основе – четвёртой частью компаний.”

Организация виртуальной юридической фирмы

Виртуальные юридические фирмы требуют креативного подхода и в руководстве, и в ведении деятельности. Для управления виртуальными командами необходимы определённые механизмы, процессы и средства связи. Независимо от того, как вы организуете свою виртуальную команду или какие услуги вы предоставляете, структурирование юридической фирмы сопряжено и с неизбежными рисками, и с огромными выгодами.

Виртуальные юридические фирмы предусматривают меньшие накладные расходы, поскольку у них обычно нет фактического офисного пространства. Путём использования внешнего подряда для выполнения работ и использования инструментов автоматизации, виртуальным юридическим фирмам также не надо нанимать постоянный персонал. Эти фирмы более эффективны, потому что все процессы в значительной степени автоматизированы. При задействовании автоматизации и рационализации процессов, уменьшается возможность совершения ошибки, что приводит к уменьшению ответственности.

Переход на безбумажное производство может уменьшить расходы, а информация по делам размещается в месте, более доступном для управления делами и совместной работы. Эта модель может быть легко подстроена под новые процессы и обладает достаточной гибкостью для быстрого масштабирования. 

Вместе с тем, несмотря на преимущества, связанные с этой моделью юридической фирмы, также надо учитывать определённые риски, которые не присущи традиционной модели ведения юридической практики. Большая часть виртуальной практики проходит вне стен традиционного офисного пространства. Все фирмы должны соблюдать стандарты безопасности и конфиденциальности; вместе с тем, виртуальные юридические фирмы сталкиваются с особыми рисками для конфиденциальности данных, как в плоскости рабочего пространства, так и в рамках технологической безопасности. Ещё одной проблемой для виртуальных юристов является создание параметров предоставления услуг таким образом, чтобы избежать нарушения любых границ юрисдикции или правил ведения практики.

Я связалась с тремя ведущими тяжеловесами в сфере виртуальной юриспруденции и управления кадрами для получения мнений о наилучшей практике, успехах, трудностях и многого другого.

• Дина Айзенберг, известная как королева аутсорсинга и зачисления в штат, обучает менталитету и механизму делегирования полномочий юристов одиночных и маленьких фирм, желающих масштабироваться и оформить юридическую практику таким образом, что подходит их образу жизни. Она делится своими знаниями и мнениями о том, как лучше обучать юридический персонал и иметь идеального помощника юриста в своей фирменной программе Тактика Неудержимого Юриста.

• Лаура О’Брайан – совладелец и исполнительный директор MyVirtual.Lawyer, национальной сети независимых юридических фирм под брендом MVL, виртуальной юридической фирмы, которая предлагает клиентам разнообразные юридические услуги за фиксированную плату и подписку.

• Ким Беннетт – владелец K. Bennett Law LLC, бутик-фирмы юридических услуг на основе подписки, которая помогает малым предприятиям защитить свой бренд и превратиться в организацию, приносящую семизначный доход. Эти новаторы в сфере юриспруденции поделились своим глубоким пониманием процессов создания и управления виртуальной юридической фирмой.

Что является главным преимуществом виртуальной команды?

Айзенберг: Это должно быть самое лучшее время для того, чтобы быть юристов. Доступные нам сейчас технологии ошеломительны. Для юриста, у которого есть чёткое понимание того, в чём нуждаются её клиенты и юридическая фирма, виртуальная юридическая практика это личная нирвана. Сочетание свободного графика и приносящей удовлетворение работы опьяняет. Работа виртуально значительно увеличивает ваше влияние на бизнес-уровне не только среди клиентов, но и среди коллег, которые ищут новые пути практики.

О’Брайан: Традиционный рабочий день с 9 до 17 не является приемлемым для жизни многих людей. Наличие виртуальной команды позволяет людям работать в то время, которое подходит их графику вместо принуждения их к работе по расписанию, которое не является подходящим для этого человека. Это приводит к более высокой мотивации, удовлетворённости работой и увеличению уровня счастья людей.

Беннетт: Получение поддержки для развития бизнеса – потому что предпринимательская деятельность это командный спорт и нам всем нужна поддержка на пути! 

Что является главным риском наличия виртуальной команды?

Айзенберг: Самый большой риск это купиться на бытующий миф. Некоторые юристы всё ещё верят, что виртуальные сотрудники, даже такие профессионалы как юристы, на самом деле не работают, если они не находятся в офисе. Конечно, верным является совершенно противоположное. Говорят, что сотрудники на дистанционной работе на 13 процентов более продуктивны. Перенесите это на виртуального юриста и будьте уверены, что вы получите качественную работу наиболее эффективным путём.

О’Брайан: Могут возникнуть трудности с поиском целеустремлённых людей, которые имеют строгую трудовую дисциплину и по достоинству оценивают выгоду виртуальной работы. Основательный подход к зачислению в штат и регулярные проверки помогают виртуальной команде не сбиться с пути и позволяют нам оценивать сотрудничество по прошествии определённого времени.

Беннетт: Разумеется, я назову безопасность. Но вы можете сформировать свою команду таким образом, чтобы минимизировать этот риск. Я думаю, что преимущества превосходят потенциальные риски в том случае, если вы потратите время на проектирование процесса, подходящего вам и членам вашей команды.

Как вы находите подходящих людей для виртуальной команды?

Айзенберг: Забавно как часто мы считаем, что ответ на этот вопрос идёт извне. Вы – основатель своей фирмы, поэтому всё начинается с вас. Вы определяете кто является подходящим человеком. Для меня подходящий человек это тот, кто поддерживает ваши ценности и цели. Они разделяют ваше чувство справедливости и отношение к работе. Они настолько же спокойны или не спокойны, как и вы. Причина почему большинство наймов на работу являются неудачными это несоответствие между личностью и культурой. Для начала, понимайте свою культуру. Да, даже у одиночных фирм есть своя культура. В противном случае вы обречены функционировать в рамках культуры “по умолчанию”, которая непоследовательна в лучшем случае и неправильна в худшем. Создайте критерий для выбора кандидатов, которые соответствуют вашим ценностям, этике, характеру и целям.

О’Брайан: Это то, с чем у нас были проблемы в прошлом. Но мы многому научились из нашего опыта и смогли разработать надёжный процесс интервьюирования, а также установить определённые ожидания с самого начала возникновения взаимоотношений.

Беннетт: Я использую те же методы найма, что и типичная компания. Я даю объявление о должности, спрашиваю рекомендации и провожу процесс собеседования для принятия решения о том, кто лучше подходит моей виртуальной команде.

На какие предупреждающие звоночки надо обращать внимание при найме своей виртуальной команды?

Айзенберг: Печально, когда юристы настолько перегружены работой, что пренебрегают предупреждающими звоночками, а они важны. Они помогают вам избежать плохих сотрудников, которые отнимают всё ваше время и энергию без какой-либо отдачи. Что является для вас правилами, не подлежащими обсуждению? Какие качества и взгляды вы точно хотели бы избежать? Это подходящее время для проявления эгоизма, выбора того, что подходит вам, ведь это ведёт к предоставлению наилучшего сервиса клиентам.

О’Брайан: Распознавание тревожных звоночков на раннем этапе поможет вам сохранить время и средства. Для нас это когда человек испытывает трудности с базовыми функциями техники во время интервью, застрял в своих традиционных взглядах или подходит к возможности со стороны установления связей, а не для демонстрирования предпринимательской инициативы.

Беннетт: Это тот, с кем сложно наладить контакт, кто не следует указаниям и не любит технологии.

Какими тремя важными качествами должен обладать член вашей виртуальной команды?

Айзенберг: Эмоциональный интеллект это первое качество, которым должен владеть член виртуальной команды. Ваш напарник должен обладать уверенностью, знать свои сильные стороны и признавать слабые. Второе качество – это критическое мышление. Надо обладать способностью обдумывать проблему для нахождения практического решения без напоминания. И последнее, надо быть внимательным собеседником – обладать эмпатией и четко доносить идеи. Когда ваша команда имеет эти характеристики, у вашей команды есть дар гибкости, способность подстроиться под происходящее сейчас и плыть по течению с неожиданными изменениями – это то, что обеспечивает будущее вашей юридической фирмы.

О’Брайан: Три важных качества, которые я ищу в виртуальном сотруднике это инициативность, предпринимательская жилка и профессиональное отношение к работе.

Беннетт: Я думаю, что это зависит от других членов команды и вашего управленческого стиля. Никакие две команды не похожи друг на друга и я верю, что перед наймом важным является провести время в размышлениях о том, в чём вы и ваша команда (если она есть) нуждаетесь, а в чём – нет. Для своей команды я ищу инициативных и выдающихся людей, тех, кто может выполнять высококачественную работу с помощью технологий.

Что является ключом к успешному найму сотрудника виртуальной команды?

Айзенберг: Для начала необходимо осознать, что найм это необходимый процесс. Вы упускаете ценную возможность создания рабочих отношений если не присутствуете при найме в штат. Ключ к успешному найму ваших виртуальных сотрудников это наличие прочного фундамента. Вы знаете свою миссию и имеете своё представление о нуждах клиентов? Вы знаете, чего вы ждёте от своей команды?  Продемонстрируйте своей команде культуру фирмы, цели, ценности и ожидания конструктивным, примечательным и последовательным образом.

О’Брайан: Ключом является наличие определённой системы, чётко обозначенных процессов и процедур найма и его требований. Также важную роль играют установление чётких ожиданий от сотрудничества и их эффективное выражение.

Беннетт: Наличие плана и процесса. Когда я нанимала без плана и процесса, то чувствовала дезорганизованность как со своей стороны, так и со стороны нового участника команды. Отложите время для создания плана на первые 90 дней.

Какие технические средства инструментальны для функционирования и управления виртуальной команды?

Айзенберг: Средства связи инструментальны и технологии всё упрощают! Очень важно практически переобщаться со своей командой. Чтобы облегчить задачу воспользуйтесь такими инструментами как Trello для синхронизации с командой и их деятельностью и Loom для записи обучения и выражения признательности.

О’Брайан: Наличие центрального, безопасного инструмента, базирующегося в облаке для передачи сообщений является ключевым. Наша команда пользуется безопасными платформами обмена мгновенных сообщений для вопросов, обмена информацией, видеозвонков и совместной работы. Обратите внимание на варианты в сфере правовых технологий, но также будьте открыты к использованию технологичных решений, которые не были разработаны специально для юридической профессии. Вы можете найти решение, которое больше подходит вашей практике. Инструментальным также является наличие системы управления практикой, которая позволяет управлять заданиями, а также совместно работать над делами клиента.

Беннетт: В своей фирме я использую комплект технологических продуктов, включая 1Password для управления паролей, Clio для ведения практики и управления проектами, Notion для wiki нашей внутренней команды, Calendly для ведения календаря, Google Meet и Zoom для видеоконференций, Slack для общения в команде и Dubsado для управления взаимоотношениями с клиентами.

Один из способов создания счастливого и продуктивного штата виртуально?

Айзенберг: Лучший способ создания счастливой, продуктивной и здоровой команды это взаимосвязь, контекст и прозрачность. Вложите своё время и энергию, чтобы узнать людей из своей команды не только в качестве начальника. Установление отношений это клей, который держит команду вместе в хорошие и плохие времена. Не стоит это недооценивать. Делитесь концепцией ведения клиентов и юридической фирмы. Представьте. Я спрашиваю, если вы хотите прокатиться. Вы отвечаете согласием. Я прошу вас сесть в мою машину и надеть на глаза повязку. Каков ваш первый вопрос? Куда мы едем? Ваша команда хочет знать, в каком направлении они двигаются и как их работа способствует достижению вашей миссии. Они хотят принадлежать. Будьте чёткими и транспарентными. Прозрачность укрепляет доверие, что является основой для высокофункциональных рабочих отношений.

О’Брайан: Продвигайте культуру благодарности! Мне кажется, один из аспектов, в котором мы с партнёром хороши - это открытость и обмен опытом с командой, чтобы они знали как мы благодарны не только за их работу, но и за то, кто они есть. Я благодарна за любой опыт в своей жизни и работе, хороший или плохой, и поскольку я открыто этим делюсь, я надеюсь, что следуя моему примеру моя команда чувствует себя достаточно комфортно для раскрытия информации о себе, своих победах и трудностях.

Беннетт: Будьте открыты идеям, исходящим из команды – они позволяют каждому человеку показать себя с лучшей стороны, и признавайте и отмечайте командные и индивидуальные победы!

Какие у вас установлены системы для обеспечения подотчётности своих виртуальных команд?

Айзенберг: Мне нравится командная функция в Trello. Существует дополнение, которое называется Update – оно позволяет мне зайти и проверить чего достигла моя команда за день и всё в одном месте без рассылки газиллиона писем.

О’Брайан: Со всеми сотрудниками юридической команды у нас проводятся ежемесячные видео чаты, также ведутся ежемесячные или более частые звонки и сообщения с членами команды поддержки. Мы всегда на связи, если у команды есть вопросы или проблемы.

Беннетт: Мы проводим еженедельные командные встречи, а также пользуемся инструментами управления для отслеживания работы. Для некоторых из наших крупных клиентов мы также устраиваем дополнительные клиентоориентированные встречи.

Что вам кажется ещё необходимым добавить относительно разрастания и управления виртуальной командой?

Айзенберг: Будущее принадлежит тем юристам, которые готовы забыть о старых методах ведения практики и принять новые пути. Будьте открыты к экспериментированию с новыми моделями совместной работы если вы хотите преуспеть, поскольку современный потребитель требует эффективности и превосходного клиентского обслуживания.

О’Брайан: Мой совет для тех, кто хочет собрать виртуальную юридическую команду состоит из двух частей. Во-первых, избавьтесь от ограниченного представления того, как юридическая фирма должна выглядеть или функционировать. Вы делаете что-то уникальное, целесообразным является подходить именно с этой стороны. Если ваши коллеги традиционной практики вас не поддерживают, это скорее всего объясняется страхом перед неизвестностью. Во-вторых, не тратьте свои сбережения на всякую ерунду. Одним из преимуществ ведения виртуальной практики является возможность значительного снижения внереализационных расходов.

Беннетт: Пробуйте! Есть совершенно удивительные люди, которых вы можете добавить в свою команду и которым не нужно работать с вами в одном офисе.

Переход в виртуальность предоставляет множество способов для инновации и создания более устойчивой, эффективной и удовлетворительной юридической практики. Фирмы должны быть готовы к большему количеству сотрудников, требующих установления дистанционной работы на неполный рабочий день, учитывая, что технологии делают переход на удалённую работу более плавным. В процессе создания и расширения своей виртуальной команды, убедитесь, что нанимаете нужных людей, правильно управляете ожиданиями, разрабатываете согласованные процессы и процедуры, продвигаете совместную работу и взаимодействие, обеспечиваете транспарентность, остаётесь гибкими, обеспечиваете подотчётность, формируете благоприятные условия и выбираете лучшие технологичные решения.

----- Translated by PLATFORMA team

PLATFORMA  финансирует коммерческие споры, корпоративные споры, внутренний и международный арбитраж, нарушение договора/возмещение убытков.