Управление несколькими офисами: 5 стратегий для руководителя юрфирмы

Юридическая фирма Мэттью Бриггса охватывает пять штатов по всему северо-западу Америки и имеет 10 офисов. Он не понаслышке знает, что управление несколькими офисами связано с определенными трудностями. Применяя пять приемов, которые рекомендует Мэттью в своей колонке, вы поспособствуете росту и успеху своих отдаленных офисов.

Эффективное Руководство

В компании с несколькими офисами, у каждого должно быть четкое представление о том, кто является руководителем как всей фирмы, так и каждого отдельно взятого офиса.

И эти руководители должны обеспечить, чтобы все, независимо от того, где они находятся, чувствовали себя частью чего-то большого. Одним из полезных инструментов является построение диаграммы структуры компании, чтобы каждый сотрудник в каждом офисе точно знал, к кому обратиться с проблемой или идеей.

Часто самая большая проблема, с которой сталкиваются руководители, - это ситуация «мы против них». Люди в разных офисах говорят что-то вроде: «Они делают это не так, как мы», «Они не включают нас» и «Мы здесь делает это по-другому». Такое отношение может свести вас с ума.Создание культуры «нас» требует руководителя, который заботится о тех, кто находится в отдаленных офисах, и удостоверяется, что они об этом знают. 

Часто навещайте, приглашайте персонал на обед, гуляйте и говорите «привет», когда находитесь в других офисах. Эти простые действия могут оказать положительное влияние на фирму.

Этот человек ездит в другие офисы и делает так, чтобы все убедились, что мы заботимся о них, и что они важны. Офисные обеды, индивидуальные тренировки, групповые мероприятия и вечеринки - все это часть обязанностей.

Каждый сотрудник жаждет трех вещей: чувствовать себя частью коллектива, понимать, что  его ценят, и знать, что он вносит вклад во что-то важное. Без этих трех элементов сотрудники могут начать искать другое место работы.

Как руководитель, вы несете главную ответственность за благополучие фирмы и ее сотрудников. Но вам не нужно делать это в одиночку. Имейте четкое представление о том, как вы хотите, чтобы ваши сотрудники себя ощущали, а затем примените это на практике для создания единства компании. Конечным результатом будет меньшая текучка кадров, лучший продукт и лучшая рабочая среда.

Четкое Видение

Еще одним ключом к созданию успешной юридической фирмы с офисами в разных местах является четкое видение целей фирмы. Люди добиваются большего успеха, когда работают над общими целями. Создание этой ясности для ваших сотрудников состоит из двух частей.

Во-первых, создайте и поделитесь письменным заявлением о видении, которое подробно описывает, как будет выглядеть фирма через три года. Как быстро будет расти фирма? Сколько у нее будет сотрудников? Какие возможности есть у сотрудников для роста? 

Во-вторых, установите цели, чтобы реализовать свое видение. Наша любимая и самая эффективная цель - BHAG - Big Hairy Audacious Goal (Большая Амбициозная Цель). У нас есть цель на год, разбитая на четыре четверти. Мы ставим 10 отдельных целей для разных команд каждый квартал.

Если мы выполним по крайней мере 9 из 10 задач каждый квартал в течение всех четыре кварталов, каждый получит путевку на 3000 долларов на отдых в любом месте, где захочет. Наш BHAG мотивирует сотрудников. Это помогает объединить все наши офисы в выполнении чего-то действительно большого. 

Успешная Коммуникация

Успешная коммуникация предполагает диалог, а не монолог. Монолог — это предоставление информации. Да, диалог также об этом, но он включает и активное слушание, и понимание того, что другие люди вам сообщают. Когда вы управляете несколькими офисами, критически важно слушать, что вам говорят сотрудники удаленных офисов.

Иногда передача нужного количества информации нужным людям может быть затруднительна. Большинство юридических фирм динамичны и постоянно развиваются. Если отдаленные офисы не будут в курсе, они будут менее эффективны и будут чувствовать себя обделенными. Вам нужно использовать ежемесячные информационные бюллетени, рассылать раз в две недели электронные письма», приветственные письма для новых сотрудников, чтобы держать людей в курсе. Определите  наиболее эффективные способы распространения информации, а затем автоматизируйте эти стратегии, чтобы обеспечить последовательную передачу важных сообщений.

Постоянный Результат Выполнения Работы

Ключом к созданию постоянного результата выполнения работы в нескольких офисах является создание стандартизированной компьютерной системы, которую используют все. Фирмы с несколькими офисами могут использовать облачную операционную систему, такую ​​как система управления отношениями с клиентами (CRM). Использование CRM значительно упрощает управление и оценку работы в разных офисах. 

Во-первых, выберите одну работу или задание, которые, по вашему мнению, можно выполнять так же. Например, в нашей фирме мы запрашиваем много медицинских карт. Это одна из областей, где нет особых различий в том, как это лучше всего сделать.

Во-вторых, определите лучший способ выполнить задачу, а затем разбейте ее на простой пошаговый процесс. Процесс должен быть настолько простым и четко прописанным, чтобы и ученик средней школы мог его выполнить. Ваш персонал должен быть обучен этим шагам и иметь возможность внести свой вклад, чтобы создать наилучший возможный процесс.

В-третьих, разработайте шаги в своей CRM / операционной системе. Ваша CRM должна включать все формы слияния и все необходимое для того, чтобы ваши сотрудники просто проходили все этапы до завершения. 

Наконец, отслеживайте все выполненные и незавершенные задачи, чтобы убедиться, что работа выполняется и для определения эффективности каждого сотрудника. 

Потрясающая Культура Компании с Устоявшимися Ценностями

Реальный клей, который удерживает компании вместе – это ее основные ценности. У каждой компании есть культура, независимо от того, создана она намеренно или случайно. Я часто думаю о культуре компании как о типе автомобиля. Ваша фирма больше похожа на Lexus или Porsche? Может быть она как грузовик F-150, который выполняет много тяжелой работы, или даже маленький автомобиль, который очарователен и по-своему индивидуален.

Независимо от того, как вы видите свою фирму, вы должны привлекать единомышленников, которые будут поддерживать вашу культуру и жить схожими ценностями. У вашей фирмы будет гораздо больше шансов обеспечить счастливую и эффективную рабочую среду, если все будут стремиться жить в соответствии с ценностями вашей компании. Начните с составления письменного заявления о культуре или основных ценностях, а затем получите поддержку от всех в фирме. Например, наша фирма имеет пять основных ценностей:

• Мы искренне заботимся о наших клиентах.

• Мы поддерживаем друг друга.

• Мы усердно работаем.

• Мы честны и добросовестны.

• Мы стремимся быть счастливее.

В нашей фирме каждый из наших офисов имеет совершенно разные условия. Наш офис рядом с Университетом имени Бригама Янга в Юте очень консервативен по сравнению с нашим офисом в центре Сиэтла. Тем не менее, все наши сотрудники привержены одним и тем же ценностям, и это объединяет всех. Знание и соблюдение этих ценностей действительно объединяет нашу фирму.

Как руководитель или менеджер вашей фирмы, вы можете улучшить жизнь всех своих сотрудников, независимо от того, в каком офисе они работают. Когда вы  внедрите эти стратегии в своей компании, влияние будет феноменальным.

----- Translated by PLATFORMA team

PLATFORMA финансирует коммерческие споры, корпоративные споры, внутренний и международный арбитраж, нарушение договора/возмещение убытков.