Узнайте больше о судебном финансировании в нашем бесплатном гайде Путеводитель

Как юрфирмам внедрять гибридный формат работы

Почти две трети компаний планируют внедрять гибридные форматы работы. Эксперты НИУ ВШЭ разбираются, в чем состоят особенности этой модели и как на нее перейти.

РБК Тренды выделили ключевые тезисы аналитического доклада «Гибридные офисы», который подготовил НИУ ВШЭ. Авторы доклада: Ольга Филатова — профессор департамента организационного поведения и управления человеческими ресурсами Высшей школы бизнеса НИУ ВШЭ, Мария Рыкина — преподаватель департамента организационного поведения и управления человеческими ресурсами Высшей школы бизнеса НИУ ВШЭ
Кроме того, эксперты разобрали вторую часть исследования — о том, как гибридный формат влияет на управление людьми.

Основные отличия гибридного офиса
После полутора лет пандемии бизнес, похоже, определился с форматами работы. Наиболее предпочтительным вариантом стало сочетание очного и удаленного формата: 70% компаний заявляют, что оно станет новой нормой. В России эту модель собираются внедрять более половины работодателей (53%).

Такое сочетание офисного и удаленного режимов получило название гибридного формата, или гибридного офиса. Причем под понятием «офис» понимаются не просто кабинеты и переговорные, но и то, каким образом проходит деятельность. То есть термин включает в себя не только физическое, но и социальное пространство, подчеркивают эксперты НИУ ВШЭ в аналитическом докладе «Гибридные офисы».

По их словам, несмотря на популярность модели и множество тематических публикаций, ее сложно четко определить и описать. До конца непонятно, каким должно быть соотношение удаленных и офисных работников на «гибриде». Эксперты сходятся во мнении, что степень такой «гибридности» должна определяться в каждом случае отдельно — в зависимости от специфики работы, целей и предпосылок перехода на гибрид.

Тем не менее, кое-какие ориентиры все-таки есть. В качестве примера авторы доклада приводят выкладки аналитиков из BCG. Последние называют гибридным офисом такую комбинацию офисного и удаленного формата, при которой более 30% сотрудников работают вне офиса больше половины времени. «Говорить о новом формате работы обоснованно в том случае, если компания сталкивается с необходимостью существенно менять основные и вспомогательные бизнес-процессы. А это происходит, когда значительное количество сотрудников работают удаленно», — отмечают эксперты из ВШЭ.

Они выделяют несколько основных черт новой модели.

Характеристики гибридного формата работы:
  • частичное присутствие персонала в офисе по гибкому, но заранее согласованному графику;
  • офисные пространства перестраиваются под совместную работу проектных команд, используются коворкинги;
  • неперсонифицированные рабочие места;
  • четкое планирование времени и содержания личных встреч и совместных активностей;
  • адаптивное рабочее пространство, которое можно трансформировать в зависимости от актуальных задач.
Как внедрять новый формат

Потенциальная возможность удаленки и, соответственно, гибридного формата, зависит от особенностей работы, корпоративной культуры компании и сложившегося стиля лидерства. При этом подходы к такому формату и детали его реализации могут меняться не только от компании к компании, но и от одного подразделения к другому. Но в любом случае переход на новую модель требует определенной последовательности действий.

Пошаговый переход на гибрид: рекомендации экспертов ВШЭ

Собрать основных стейкхолдеров и определить, зачем требуется внедрение гибридного формата. На этом этапе нужно очертить цели и предполагаемые результаты проекта.

Определить лидера проекта, который будет отвечать за разработку бизнес-плана и руководить его реализацией. В команду по реализации проекта должны войти:
  • финансисты;
  • менеджеры по работе с персоналом;
  • специалисты по безопасности и ИТ;
  • менеджеры по бизнес-трансформации и внутренним коммуникациям;
  • представители административно-хозяйственного отдела.

Разработать бизнес-план. В нем необходимо отразить, во сколько обойдется внедрение гибридного формата и какие выгоды оно принесет. Также нужно выработать критерии оценки результативности проекта.

Эксперты из ВШЭ советуют учитывать только те затраты, которых бы не возникло без гибридного формата. То есть если в бюджете компании и так были заложены затраты на ИТ-оборудование и безопасность, их учитывать не нужно.

Потенциальные статьи расходов:
  • безопасность каналов передачи данных, техники;
  • ИТ-инфраструктура, организация доступа к ИТ-системам за пределами офиса;
  • оборудование и мебель для домашних офисов сотрудников;
  • изменение процессов, которыми пока невозможно управлять из любого места.
Потенциальные статьи экономии:
  • аренда офисных помещений;
  • эксплуатация здания;
  • питание для сотрудников;
  • канцелярия;
  • расходные материалы;
  • расходы на релокацию;
  • оптимизация ФОТ за счет найма сотрудников из регионов;
  • командировочные расходы.
Выбрать пилотное подразделение для внедрения гибридного офиса.

Проанализировать роли и категории задач для сотрудников, которые могут быть переведены в гибридный формат с учетом требований информационной безопасности. Стоит учесть целый ряд факторов — например, насколько рабочие операции связаны с физическими объектами и социальными взаимодействиями (в том числе с клиентами — внешними или внутренними), насколько сложно переместить оборудование или обеспечить к нему удаленный доступ.

Проанализировать бизнес-процессы, которые придется менять в связи с переходом на гибрид.

Оценить систему постановки задач и удаленного контроля результативности. Причем здесь важен не только контроль, но и процедуры обратной связи.

Проанализировать инфраструктуру и каналы коммуникации, которые понадобятся для гибридного формата. Доступ к командной работе должен быть одинаковым вне зависимости от географии.

Изучить корпоративную культуру и выявить аспекты, которые потребуют повышенного внимания.

Определиться с редизайном офисного пространства. Как правило, это означает сокращение площадей под персонализированные рабочие места и расширение пространств для командной работы.

Составить план мероприятий. Здесь эксперты советуют обратить внимание на наиболее сложные аспекты гибрида. Например, мониторинг уровня стресса сотрудников, наполнение информационного пространства компании, поддержание коммуникации и обратной связи.

Обеспечить мониторинг гибридного формата. Авторы доклада рекомендуют продолжать такой мониторинг в течение трех-шести месяцев. В этот период нужно регулярно замерять эффективность и проводить опросы сотрудников, чтобы оценить ситуацию и выявить проблемные точки.

По окончании пилотного периода определить, от каких решений лучше отказаться, что улучшить, а что можно смело тиражировать на всю компанию.

Как крупные компании переходят на гибрид

В процессе подготовки аналитического доклада авторы из ВШЭ провели две конференции и серию интервью с представителями компаний, которые уже внедряют гибридный формат. Они поделились опытом, рассказали о сложностях удаленки и решениях, которые делают дистанционку и гибрид более эффективными и менее болезненными.

IKEA
Компания заранее подготовилась к локдауну и обеспечила сотрудников ноутбуками для удаленной работы. Основные трудности были связаны с системой электронного документооборота: потребовалось дополнительное оборудование и найм курьеров. Но затраты окупились за счет сокращения командировок и расходов на офис. В следующем финансовом году компания будет планировать 50%-ное сокращение бюджета на командировки.

По словам представителей IKEA, гибридный формат расширяет возможности для найма сотрудников из других регионов. И если до пандемии были сложности с привлечением узких специалистов, то теперь их удалось успешно нанять. Среди негативных моментов удаленной работы здесь отмечают высокий стресс, переработки и выгорание сотрудников.

Решения для удаленки и гибрида
  • Цифровой кодекс с правилами онлайн-работы. Он ограничивает длину встреч (не более 45 минут), устанавливает обязательные перерывы между встречами и не рекомендует назначать их после 17:00 или в обеденный перерыв.
  • Упрощенный доступ к руководителям и увеличенная частота встреч с ними.
  • Более частные опросы по удовлетворенности сотрудников.
  • Совместные активности для сотрудников — например, занятия йогой или кулинарные классы.
  • Пошаговые инструкции для новичков, в которых прописаны все шаги, которые нужно совершить в первые месяцы работы.
Выбранный компанией формат гибрида предполагает, что 50% сотрудников работает в офисе и 50% — удаленно. В России за сотрудниками сохранятся закрепленные рабочие места. В других странах (Германия, Швеция) они останутся только у тех работников, чья деятельность физически привязана к месту — например, к зоне хранения документов.

«Росбанк»
Частичный удаленный формат в банке начали практиковать еще до пандемии, но он не был особенно популярен. Дистанционно сотрудники работали только один раз в неделю. Во время массового внедрения удаленки сложности, как и у большинства работодателей, были связаны с документооборотом и дефицитом привычной коммуникации.

Решения для удаленки и гибрида
  • Инструкции по организации удаленной работы и планированию дня для сотрудников.
  • Запуск канала в Telegram, усиление фокуса на развитие корпоративной социальной сети.
  • Обучающие корпоративные каналы, посвященные правильной организации команд в режиме онлайн и управлению удаленными сотрудниками.
  • По оценкам компании, в процессе перехода к гибридному формату 75% затрат ушло на ИТ-инфраструктуру и информационную безопасность (ноутбуки для сотрудников и защита данных), 15% — на реновацию помещений, 10% — на остальные статьи. Но расходы полностью окупились за счет сокращения офисных площадей.

HeadHunter
До пандемии компания использовала решения для удаленной работы — прежде всего, для сотрудников, у которых было много командировок. Также на дистанционку перевели несколько специалистов по продажам. Однако ментально руководители не были к этому готовы, признают в компании.

При внедрении дистанционного режима во время пандемии основное время ушло на настройку систем безопасности звонков, а также поддержку удаленных сотрудников. Экстренный переход потребовал роста затрат примерно на 25% (перемещение рабочих мест, наем дополнительных сотрудников для решения срочных вопросов, резервные каналы связи и так далее). В то же время компания сэкономила на командировках, а эффективность команд выросла.

Решения для удаленки и гибрида
  • Индивидуальные встречи с руководителем по постановке задач — не реже одного раза в две недели.
  • Еженедельные статус-митинги в открытом формате (к ним может присоединиться любой сотрудник). К встрече готовятся презентации, по итогам — ревью, которое выкладывается в общий доступ.
  • Обучение самодисциплине, персональному тайм-менеджменту и методам удаленной или гибридной работы.
  • Планируется более широко вовлекать сотрудников в принятие решений через возможность участвовать в любых внутренних проектах и бизнес-разработках.
  • Мониторинг психологического и эмоционального состояния сотрудников, психологическая поддержка.
  • Запрет на работу в выходные дни.
Последние опросы внутри компании показали, что более 50% менеджеров не планируют возвращаться к 100% присутствию в офисе и полностью выводить свою команду в офлайн. 30% вообще не намерены выходить в офис, около 20% поддерживают гибридный формат.

---- РБК Тренды

Используйте возможности PLATFORMA Media для продвижения личного бренда: подробности в медиаките.




Всё о юридических и финансовых технологиях

Мы пишем о технологиях роста, новых моделях заработка для юристов, неординарных героях со всего мира. Ежедневно публикуем важнейшие юридические новости, обзоры и аналитику.